Engagée depuis de nombreuses années, la gestion et le traitement électronique de l’ensemble des supports de communication client (courriers, contrats, justificatifs, mails…) se poursuit. Notre logiciel Docubase a été récemment optimisé afin de fluidifier encore plus le pilotage et la gestion de nos process de dématérialisation. TOT’M en profite pour faire le point sur la GED et sur les bénéfices des dernières évolutions mises en place.

UN TRAITEMENT DIGITAL EN  PLUSIEURS ÉTAPES

Le Groupe Pasteur Mutualité reçoit de la part de ses adhérents, divers documents à partir de plusieurs canaux de communication : par courrier postal, par mail et via l’espace adhérent. La GED permet de dématérialiser leur traitement. Une fois reçus, les documents suivent plusieurs étapes.

1. Ils sont d’abord numérisés et enregistrés sous forme de fichiers informatiques. 

2. Les fichiers sont ensuite nommés selon une indexation reposant sur 3 critères :

1. • le numéro de l’adhérent
   • l’entité concernée (par exemple: MEDICAL, AGMF…)
   • la typologie (par exemple : MED, SINSITRE, MODIF, BA …)

3. En fonction de cette indexation, les fichiers sont classés et archivés dans un même espace de stockage informatique.

4. Pour finir, ils sont transmis aux collaborateurs en charge de leur traitement selon les différents workflows définis par métier.

La GED GPM en chiffres :

• + 200 utilisateurs
• 265 000 pages injectées en 2020

UNE VERSION PLUS PERFORMANTE ET FONCTIONNELLE

Comme toutes les applications logicielles, de nouvelles versions sont proposées régulièrement par notre partenaire (l’éditeur TESSI) pour optimiser notre GED Docubase. Pendant 6 mois, les équipes GPM et TESSI ont travaillé à la mise en place de la dernière version (passage de 5.0.1_P20 à 5.7.0_P2). L’occasion pour le Groupe de faire également un grand ménage sur l’existant.

LES GAINS DE CETTE NOUVELLE VERSION

UN GRAND MERCI À TOUS LES COLLABORATEURS IMPLIQUÉS DANS CE PROJET, QUI PEUT SERVIR DE MODÈLE, TANT POUR SA TRANSVERSALITÉ QUE POUR SA RÉUSSITE.