Nos outils de communication se multiplient… Ils nous offrent une plus grande mobilité et des échanges permanents dans toutes les situations. Pourtant, les risques d’hyper connectivité et d’hyper sollicitation existent si nous n’en maîtrisons pas mieux les usages et les finalités. Cet article vous permettra d’y voir plus clair et de savoir quel outil utiliser à quel moment.

Quels sont les outils de communication utilisés chez GPM ? Et pour quoi ?

Microsoft Teams : le plein d’avantages !

Ce canal permet de faciliter le travail transversal et collaboratif entre tous les collaborateurs et les partenaires externes du Groupe. 

Teams intègre dans un seul et même environnement toute la suite bureautique Microsoft office ainsi que des applications telles que OneDrive, SharePoint, Planner… et des chaines de conversations dédiées pour le travail d’équipe : chat, téléphone, visioconférence.

C’est un environnement de travail simplifié puisqu’il peut s’utiliser à distance, à la fois sur smartphone, ordinateur et tablettes. Il n’y a pas besoin du VPN pour se connecter mais l’accès reste sécurisé. De plus, l’utilisation de ce canal réduit notre empreinte numérique en supprimant l’envoi de mail avec des pièces jointes (envoi de lien + onglet Publications). En cas de contrôle ou d’audit, les informations et fichiers sont facilement accessibles.

Via Teams, on peut entre autres :

• • Centraliser l’information sur un sujet
  • Fluidifier les échanges et partager des informations
  • Faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs
  • Unifier les différents modes de communication

Afin de limiter le nombre d’équipes, voici la typologie à suivre :

• Concernant les équipes liées à l’organisation
  • • BU : une équipe par BU puis création de canal par thématique
    • Direction : une équipe par Direction puis création de canal par service / thématique si besoin

• Concernant les équipes liées à un sujet récurrent / projet
  • • Pilier : 1 équipe par Pilier du Plan stratégique (5)
    • Projet : 1 équipe pour chaque projet
    • Sujet récurrent (ex : le renouvellement)

Afin d’inclure les partenaires externes dans une équipe, il suffit d’ajouter leurs adresses mail dans les membres de l’équipe avec un profil invité.

Vous êtes prêts ?

POUR ACCOMPAGNER LA TRANSFORMATION DU GROUPE ET OPTIMISER NOS MÉTHODES DE TRAVAIL ET DE COMMUNICATION, DE NOUVEAUX MODULES DE FORMATION VOUS SERONT PROPOSÉS PROCHAINEMENT SUR 360 LEARNING. APRÈS LE PREMIER MODULE SUR LA PRISE EN MAIN DE TEAMS MIS EN LIGNE LE 16 SEPTEMBRE DERNIER, AU PROGRAMME : LES RÈGLES D’OR À RESPECTER DANS NOS ÉCHANGES DE MAILS ET NOS NOUVEAUX FORMATS DE RÉUNION.

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