Document strictement interne (actualisation du 3 avril)

Comment adaptons-nous nos méthodes et process dans le contexte actuel pour continuer à faire nos métiers ?

Je suis conseiller en télétravail

Je suis conseiller en télétravail : dois-je faire de la prospection ?

Non, la situation de crise mobilisant nombres de professionnels de santé n’est pas propice à ces actions de prospection et conquête.

On privilégiera la gestion des demandes entrantes, les conseils et l’accompagnement.

Puis-je assurer mes rdvs ?

Oui, bien entendu je peux assurer mes rdvs positionnés dans mon agenda mais compte tenu de la situation de crise je valide au préalable avec les adhérents et les prospects que le moment est bien opportun.

Si le rendez-vous est confirmé, il doit impérativement être réalisés à distance.

Si l’adhérent ou le prospect n’est pas réceptif, on n’insiste pas et on reporte le rdv à un moment plus adapté.

L’adhérent/prospect souhaite souscrire : peut-il le faire à distance et comment le faire signer tout en respectant nos obligations réglementaires ?

La procédure de souscription sur la tablette à distance est finalisée à ce jour et en cours de validation pour acter son déploiement, qui si la décision est positive, sera très rapide. Il en est de même concernant la souscription « papier » à distance.

L’assouplissement des règles médicales

Durant toute la période de confinement, les seuils de sélection médicale sont assouplis et alignés sur ceux déjà pratiqués pour les dossiers sélectionnés via l’outil Reflex. Ainsi selon ces seuils, pour toute garantie DC/PTIA jusqu’à 600.000€ pour les adhérents âgés de moins de 45 ans et jusqu’à 500.000 pour les adhérents âgés au-delà, seul un questionnaire de santé dûment complété sera demandé.

De même, pour toute garantie ITT jusqu’à 500€ quel que soit l’âge de l’adhérent.

De même, pour toute garantie RI jusqu’à 60.000€ pour les adhérents âgés de moins de 45 ans et jusqu’à 50.000€ pour les adhérents âgés au-delà.

Les arrêts de travail : Délais de carence

Les adhérents ayant souscrit avant la pandémie et même si le délai de carence maladie de 3 mois n’est pas révolu pourront être indemnisés dès lors qu’ils sont en arrêt de travail pour cause d’infection par le covid19 et selon les franchises contractuellement garanties.

Les souscriptions réalisées depuis le 13/03 se verront appliquer le délai de carence maladie de 3 mois.

Relances pour non-paiement : vont-elles être envoyées ?

Durant toute la période de confinement, les relances pour non-paiement sont suspendues sachant qu’il n’y a pas de collaborateurs pour encaisser les chèques. Là encore il faut privilégier la mise en place d’un plan de prélèvement (mandat + rib).

Relances pour non-paiement : les prestations seront-elles versées ?

Dès lors qu’un adhérent est en non-paiement des cotisations (LR/AR) les prestations sont automatiquement suspendues. Sachant que nous sommes dans l’impossibilité de vérifier si un chèque a bien été reçu, les paiements seront forcés pendant toute la période du confinement.

Ma banque propose de différer les amortissements de mes emprunts de 6 mois : quel impact pour mes assurances ?

A ce jour, la Fédération Française Bancaire a prévu la possibilité de reporter de 6 mois les remboursements de crédit, uniquement pour les entreprises. Cela ne concerne donc que les prêts professionnels et non les prêts personnels. GPM peut bien entendu caler son assurance emprunteur sur la nouvelle durée de l’emprunt afin que nos adhérents soient couverts durant toute la durée de celui-ci.

Par contre, à ce stade le report des cotisations de l’assurance emprunteur GPM n’est pas systématique, mais pourra être étudié au cas par cas.

Attention reporter de 6 mois les cotisations équivaut à devoir payer 9 mois de cotisations sur le dernier trimestre de l’année.

L’adhérent a une demande ou des éléments à transmettre à GPM : où doit-il les adresser ?

Pour un meilleur traitement des demandes, le canal électronique doit toujours être privilégié car il n’y a aucune garantie que les courriers adressés par voie postale puissent être réceptionnés et traités.

• Gestion des contrats et cotisations santé prévoyance : gestion.des.contrats@gpm.fr
• estion des contrats et cotisations rcp pj mrp : equipedegestioniard@gpm.fr
• Gestion des contrats et cotisations epargne : gestion.epargne@gpm.fr
• Prestations Santé : prestations.santé@gpm.fr
• Prestations Prévoyance : prestations.prevoyance@gpm.fr
• Sinistres Protection juridique : protection.juridique@gpm.fr
• Sinistres Responsabilité Civile : indemnisationIARD@gpm.fr

S’agissant des pièces médicales, une solution via la plateforme oodrive sera mise à disposition au plus vite pour sécuriser le circuit.

Comment les demandes adressées par voie postale par les adhérents seront-elles traitées ? 

Pour l’instant, les courriers des adhérents sont numérisés pour mise à disposition en GED. Il faut envisager du fait des mesures de confinement, un arrêt des opérations de numérisation au siège de GPM. Il faut donc inviter les adhérents à adresser leurs demandes par mail.

S’agissant des pièces médicales, une solution via la plateforme oodrive sera mise à disposition au plus vite pour sécuriser le circuit.

Comment seront traitées les demandes des adhérents adressées par voie électronique ?

Les courriels reçus seront injectés en GED au fil de l’eau par une action « manuelle ». Cela va engendrer un allongement dans la mise à disposition des demandes pour traitement et nécessitera la mobilisation de collaborateurs pour effectuer ces tâches d’indexation.

L’adhérent va-t-il continuer à recevoir des courriers de la part de GPM ?

Oui, il pourra les consulter sur son espace adhérent sous la rubrique « Mes courriers ». A cet effet, l’option « acceptation de la dématérialisation » a été forcée pour tous nos adhérents. La condition est qu’on dispose pour lui d’une adresse électronique valide pour recevoir les notifications.

A titre exceptionnel et temporaire les courriers médicaux seront aussi déposés dans l’espace adhérent. Une solution via la plateforme oodrive sera mise à disposition au plus vite pour sécuriser le circuit.

Profitons-en pour mettre en avant l’espace adhérent :

Il ne sera pas envoyé de courrier par voie postale. Il faut donc inviter les adhérents pour lesquels nous ne disposons pas d’adresse électronique à nous les communiquer et à créer leur espace adhérent.

Les adhérents continueront-ils à recevoir de notre part le paiement des prestations ou le remboursement des soldes créditeurs par chèque ?

Non, le service d’émission des chèques nécessitant du personnel au siège est pour l’instant interrompu.

Des cas particuliers pourront être étudiés, mais alors l’émission aurait lieu au mieux une fois par semaine.

Il convient d’inviter tout adhérent formulant une demande de paiement de type « je n’ai pas reçu mon paiement par chèque ? » de nous adresser des coordonnées bancaires selon les modalités déjà en place :

• L’adhérent est en prélèvement : il devra nous joindre le RIB sur lequel virer les prestations.
• L’adhérent n’est pas en prélèvement : il devra nous joindre le mandat et le RIB.

GPM continuera-t-il à adresser des lettres recommandées avec accusé de réception ?

Dans un premier temps non, sachant que la gestion du courrier en recommandé nécessite une gestion locale non compatible avec le travail à distance.

Ces lettres seront adressées en courrier simple. Un projet de lettre recommandée en passant par la poste est à l’étude.

Pourra-t-on envoyer les pièces médicales par voie électronique pendant la période ?

Oui exceptionnellement sur la boite aux lettres de la sélection médicale directement par les adhérents sans passer par le conseiller qui n’est pas habilité à y avoir accès ? Une solution via la plateforme oodrive sera mise à disposition au plus vite pour sécuriser le circuit.

Le service gestion sera-t-il en capacité de continuer à valider les contrats ?

Oui, compte tenu des mesures de télétravail, le Pôle Gestion des contrats reste bien en mesure de valider les contrats, même si les délais selon la situation exceptionnelle actuelle, peuvent être allongés.

La durée de validité des examens pourra-t-elle dépassée les 6 mois ?

Cette question sera étudiée au cas par cas, si des affaires réalisées avant la mise en place des mesures de confinement, devaient être concernées.

La commission médicale sera-t-elle maintenue ?

Oui, selon un mode différent (réunion skype), les études de dossiers par la Commission Médicale seront maintenues de manière hebdomadaire.