Managers, collaborateurs, nous sommes tous concernés par les contrôles de niveau 1 au sein du groupe.
En voici la démonstration rapide, en 4 points , A/B/C/D :

C/ Qu’est-ce qu’un contrôle de niveau 1 ?

Il s’agit d’un contrôle conçu et réalisé par un collaborateur ou un manager afin de contribuer aux objectifs décrits ci-dessus (sécuriser, appliquer, respecter, améliorer, etc) dans le cadre de ses activités.

Voici les caractéristiques concrètes permettant de décrire un contrôle de niveau 1* :

Quelques exemples de contrôles de niveau 1 combinant ces différentes caractéristiques :

Préventif – semi-automatique – croisé – ponctuel :  cahier de recette d’une nouvelle application informatique avec les futurs utilisateurs.
Préventif – automatique – croisé – annuel :  lancer une requête avec un certain nombre de critères permettant de valider le fichier clients utilisé pour le renouvellement annuel des garanties.
Préventif – manuel – croisé – annuel :  exercice et bilan d’entraînement du personnel à un incendie dans les locaux.
Détectif – manuel – auto-contrôle – à chaque opération :  s’assurer que les pièces prises en photo pour la GED d’un dossier adhérent sont lisibles (à compléter par un contrôle hiérarchique mensuel par exemple).
Détectif – automatique – autocontrôle – continu :  alertes ou verrous dans la tablette lorsqu’il manque une étape nécessaire à la conformité de la contractualisation.
Détectif – manuel – hiérarchique – quotidien :  valider les dossiers d’indemnisation dépassant un certain seuil.
Correctif – semi-automatique – hiérarchique – mensuel :  sur la base d’un échantillon de 10 dossiers de souscription pris au hasard, s’assurer de la complétude du dossier. Compter le nombre de dossiers non conformes.
Correctif – semi-automatique – croisé – mensuel :  analyser les sommes en écart dans les états de rapprochements bancaires afin de les justifier et de les régulariser.
Correctif – semi-automatique – croisé – annuel :  à l’aide de requêtes et/ou de contrôles sur dossiers, valider le montant des provisions pour sinistre avant son inscription dans les comptes annuels.

D/ Les deux fondamentaux du contrôle permanent 

PRIORISER : « UN RISQUE = UN CONTRÔLE »

l ne s’agit pas de tout contrôler, ce serait impossible et coûteux. Les points de contrôle doivent être positionnés en priorité dans les maillons de l’activité là où il y a des risques importants de ralentissement ou de blocage des opérations, de non-qualité, d’insécurité, de gaspillage, de non-conformité réglementaire, de fraude etc. et bien sûr, là où des incidents se sont déjà produits.

NB : L’approche par les risques permet de prioriser et aussi de proportionner les contrôles (fréquence, automatisation …) en fonction de l’importance des objectifs poursuivis et des risques existants.

TRACER : « CE QUI N’EST PAS FORMALISÉ N’EXISTE PAS »

Des contrôles sont pratiqués au sein du Groupe. Des descriptifs de contrôle existent dans la majorité des procédures écrites de GPM.

Afin de pouvoir se prévaloir des contrôles existants – en cas d’incident, vis-à-vis du Contrôle de niveau 2 ou de l’Audit interne, de la Direction générale, des Instances voire de l’ACPR – il convient de conserver la preuve de leur existence (descriptifs, preuves de réalisation).

À bientôt pour un prochain numéro consacré aux 7 principes d’un contrôle permanent AGILE !