Dans la continuité du développement de notre agilité et de la mobilité au sein du Groupe, l’utilisation des lecteurs réseau pour archiver les fichiers de chaque Direction va disparaître au profit de l’utilisation de Microsoft 365. Grâce aux solutions de stockage offertes par Microsoft 365, vous pourrez accéder à vos dossiers librement, quand vous le souhaiterez et sur tout type d’appareil (ordinateur, tablette, smartphone). La migration de vos fichiers se fera courant 2021 grâce à la DSI. Des flash infos vous seront transmis régulièrement pour vous familiariser avec le nouvel environnement qui vous permettra à l’avenir d’archiver et d’accéder à tous vos dossiers.

MICROSOFT TEAMS : L’APPLICATION CENTRALE À UTILISER POUR LE TRAVAIL COLLABORATIF 

Microsoft 365 propose de nombreuses applications : des outils de bureautique classiques mais aussi des outils de partage indispensables lorsque l’on travaille à distance. Le principal d’entre eux, Microsoft Teams, encapsule à lui seul plusieurs applications et permet de fluidifier les échanges tout en travaillant en mobilité. L’environnement de travail y est donc centralisé via des espaces de travail en ligne, de partage et de transversalité.

Afin de travailler dans des conditions optimales, vous n’avez donc besoin que de deux applications Microsoft 365 : Outlook pour accéder à votre messagerie et Microsoft Teams, point d’accès à tous vos outils : Word, Excel, Powerpoint, OneDrive, etc.

À noter qu’à partir de mars prochain, Microsoft 365 permettra de copier des emails vers Teams afin d’en partager le contenu et les fichiers vers un canal ou une conversation individuelle. Le partage d’informations en sera donc simplifié !

DE NOUVEAUX RÉFLEXES À ACQUÉRIR SUR MICROSOFT 365 

Vous l’avez peut-être observé ces derniers mois, l’utilisation du VPN nécessite une très bonne connexion Internet ! En généralisant l’utilisation de Microsoft 365 et en particulier de Teams, tout deviendra plus simple :  

• le VPN n’est plus nécessaire pour accéder à vos fichiers (il sera toujours utile pour les applications métiers et consulter les articles de TOT’M) ;
• votre connexion est entièrement sécurisée via vos identifiants Microsoft ;
• vos fichiers s’enregistrent automatiquement dès qu’ils sont modifiés ; 
• les accès aux fichiers partagés sont possibles simultanément par plusieurs utilisateurs.  

À cela s’ajoute que Teams permet facilement de gagner du temps, car la plateforme évite d’avoir à constamment changer d’environnement de travail.  

En maîtrisant l’utilisation de Microsoft 365, vous vous inscrivez pleinement dans la dynamique du plan stratégique #GPM2022, vous gagnez en efficacité et en compétences. 

COMMENT LA MIGRATION DES FICHIERS VA-T-ELLE FONCTIONNER ?

La DSI est en charge de migrer les différents dossiers et fichiers contenus sur les lecteurs réseaux vers Microsoft Teams. Votre participation sera donc la suivante : il vous faudra trier vos fichiers et supprimer ce qui n’est plus nécessaire afin de ne garder que ce qui vous est utile. Cela facilitera les tranferts pour la DSI, qui contactera les responsables des différents services concernant les serveurs communs. Pour ceux qui ont des fichiers sur leurs serveurs personnels, la DSI entrera directement en contact avec vous.

Il vous suffira de ne pas utiliser vos fichiers le temps du transfert pour ensuite les retrouver sur Teams lorsque la DSI aura fini la migration. C’est pourquoi il est important de faire un tri en amont, cela limitera la durée du transfert des données et vous pourrez accéder à nouveau à vos fichiers plus rapidement.

Retrouvez tous nos articles sur la Mobilité Numérique :

Mobilité numérique #2 : mes fichiers disponibles partout grâce à Microsoft Teams

Mobilité numérique #3 : cas pratiques TEAMS

Pour vous accompagner : 

• Intégrer l’équipe GPM – Prise en main Teams pour tester et poser vos questions (code Teams : txr7eic); 
• La boîte à outils 360 e-learning (7 épisodes concernant Teams)
• Les 5 erreurs à éviter sur Microsoft Teams ;
• Prise en main Onedrive ;  
• Restauration de vos fichiers supprimés ou récupération des versions antérieures.

En plus de tous ces outils, participez au Café Teams ! Toutes les deux semaines le jeudi de 13h30 à 14h à partir du 4 février, découvrez une présentation des fonctionnalités de teams et des réponses à vos questions. (accessible uniquement aux personnes ayant suivi la formation e-learning).